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Methode:Methoden für Train the Trainer
Oberthema:Projektmanagment im Bildungs-und Beratungsbereich
Titel:Analyse der Projektumwelt
Theoret. Abriss:Die Projektumfeldanalyse sollte zu Beginn des Projekts gemacht werden und danach bei einer Veränderung der Rahmenbedingungen wiederholt werden. Sie kann insbesondere dazu verwendet werden, die Interessen der KundInnen, aber auch Arbeitssituationen zu analysieren und mögliche Problemfelder bereits vor Projektbeginn zu erkennen sowie entsprechende Problemlösungsmaßnahmen einzuplanen.
Art der Übung:Kleingruppenarbeit
Übungsziel:Ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflussgrößen auf ein Projekt, Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern, Beurteilung der Konsequenzen der Projektdurchführung, Feststellen der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten in der Organisation, Verbesserung der Kommunikation im Projekt durch grafische Darstellung von Umfeldbeziehungen, Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung der Umfeldbeziehungen (Projektmarketing).
Quelle:Karin Steiner
Beschreibung:Der/Die TR erklärt zunächst einmal, was eine Umweltanalyse ist. Danach wird anhand eines Beispiels eine Umweltanalyse gemeinsam mit der Gruppe am Flipchart durchgeführt. Dazu wird ein reales Projekt verwendet, das allen TeilnehmerInnen bekannt ist (z.B. das Projektmanagement-Seminar). Dieses wird in einem Kreis in der Mitte des Flipcharts namentlich festgehalten.

Danach werden die TN befragt, wer zur relevanten Projektumwelt zählt (z.B. TeilnehmerInnen, AuftraggeberIn, TrainerIn). Danach wird der Einfluss auf den Projekt-erfolg bemessen (3 + sehr viel Einfluss, 2+ mittlerer Einfluss, 1+ wenig Einfluss). Im nächsten Schritt werden die Erwartungen (Ängste, Befürchtungen, positive Erwartungshaltungen) festgehalten. Negatives wird mit einem roten Blitz versehen. Im dritten Schritt werden mögliche Maßnahmen diskutiert, wie mögliche (aus Befürchtungen und Negativerwartungen resultierende) Konflikte im Projektverlauf verhindert werden können. Nach der gemeinsamen Analyse sollen die TeilnehmerInnen anhand eigener Projekte die Umweltanalyse in Kleingruppen wiederholen.

Die TN werden gebeten, dem/der TR Projekte zuzurufen, die am Flipchart festgehalten werden. Danach werden Klebepunkte ausgeteilt, mithilfe derer die TeilnehmerInnen die Projekte gewichten sollen. So werden die Projekte bearbeitet, die für alle interessant sind. Um die ProponentInnen von den 4 beliebtesten Projekten sollen sich nun Kleingruppen bilden. An dieser Stelle werden die Handouts zu den zwei verschiedenen grafischen Möglichkeiten der Umfeldanalyse ausgeteilt. Die TN können sich aussuchen, welche Darstellungsform sie wählen. Nach etwa einer Stunde kehren die TN wieder in die Gruppen zurück und präsentieren die Umfeldanalysen.
Dauer3 h
Materialien:Flipchart-Bögen, Flipchart-Stifte, Handouts zur Umfeldanalyse.
Zielgruppe:ProjektleiterInnen
ProjektmitarbeiterInnen
Dateien:öffnen  387_Analyse der Projektumwelt.docx.pdf  (PDF  177 KB)